Dernière mise à jour : 24 septembre 2026

Sekoia Services Gérés inc. exploite le site sekoia.ca et offre des services de marketing de croissance depuis Montréal. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons lorsque vous visitez notre site ou communiquez avec nous, pourquoi nous les recueillons, à qui nous les confions, combien de temps nous les gardons, et quels droits vous pouvez exercer.

Elle est écrite pour être lue. Si un passage vous paraît obscur, écrivez-nous et nous le reformulerons.

1. Qui est responsable de vos renseignements

Sekoia Services Gérés inc.
630, rue Sherbrooke Ouest, bureau 610
Montréal (Québec) H3A 1E4
services@sekoia.ca

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) prévoit à son article 3.1 que la personne exerçant la plus haute autorité au sein de l’entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels. Chez Sekoia, cette fonction est exercée par le président, Fabien Fayard. Vous pouvez le joindre à l’adresse services@sekoia.ca, en indiquant « protection des renseignements personnels » en objet, ou par la poste à l’adresse ci-dessus.

2. Quels renseignements nous recueillons

Ce que vous nous transmettez vous-même

• Formulaire de contact et demandes de rendez-vous : votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone si vous choisissez de le fournir, et le contenu de votre message.
• Courriels et appels : ce que vous nous écrivez ou nous dites, ainsi que vos coordonnées.
• Commentaires sur le blogue, le cas échéant : le nom et l’adresse courriel que vous indiquez, et le contenu de votre commentaire.
• Documents que vous nous confiez dans le cadre d’un mandat : accès à vos outils, exports, données de campagne. Ces renseignements sont encadrés par le contrat qui nous lie et par la présente politique.

Ce que votre navigateur transmet automatiquement

Comme tout site web, sekoia.ca reçoit de votre navigateur certaines informations techniques : votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, votre système d’exploitation, les pages que vous consultez, la date et l’heure de votre visite, et le cas échéant le site depuis lequel vous êtes arrivé. Notre hébergeur en conserve une trace dans ses journaux d’accès, à des fins de sécurité et de diagnostic.

Ce que les témoins de connexion recueillent

Voir la section 5, qui leur est entièrement consacrée.

Ce que nous ne recueillons pas

• Aucun renseignement sensible : ni données de santé, ni données biométriques, ni origine ethnique, ni opinions politiques ou religieuses, ni orientation sexuelle.
• Aucun numéro de carte de crédit ni coordonnée bancaire sur le site : nous ne vendons rien en ligne.
• Aucun compte d’utilisateur : le site n’accepte pas les inscriptions du public.

3. Pourquoi nous les recueillons

La loi nous oblige à déterminer nos fins avant de recueillir quoi que ce soit, et à nous y tenir. Les nôtres sont les suivantes :

• Répondre à votre demande et vous rappeler, si c’est ce que vous nous demandez.
• Préparer et exécuter un mandat : établir une proposition, réaliser le travail convenu, vous facturer.
• Vous envoyer des communications que vous avez demandées, par exemple une infolettre ou un contenu que vous avez sollicité. Chaque envoi comporte un lien de désabonnement.
• Comprendre comment notre site est utilisé et l’améliorer : quelles pages sont lues, lesquelles ne le sont pas, d’où viennent les visiteurs.
• Protéger le site contre les abus, la fraude et les tentatives d’intrusion.
• Respecter nos obligations légales, notamment fiscales et comptables.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans vous le demander d’abord.

4. Sur quelle base, et comment retirer votre consentement

La plupart du temps, nous recueillons vos renseignements parce que vous nous les donnez pour obtenir quelque chose de nous : une réponse, une proposition, un rendez-vous. Votre consentement doit être, selon la loi, manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. C’est pourquoi nous vous disons à quoi servent les champs que nous vous demandons de remplir, et pourquoi nous ne préremplissons aucune case de consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à vous justifier, en écrivant à services@sekoia.ca. Le retrait vaut pour l’avenir : il n’efface pas ce que nous avons légitimement fait avant, et il ne nous dispense pas de conserver ce que la loi nous oblige à conserver.

5. Les témoins de connexion et les traceurs

Un témoin, ou « cookie », est un petit fichier déposé sur votre appareil par un site web. Certains sont indispensables au fonctionnement du site. D’autres servent à mesurer l’audience ou à reconnaître un visiteur d’une visite à l’autre.

Nous utilisons Cookiebot pour recueillir et consigner votre choix. À votre première visite, un bandeau vous demande ce que vous acceptez. Tant que vous n’avez pas accepté une catégorie, les témoins de cette catégorie ne sont pas déposés, à l’exception des témoins strictement nécessaires, qui ne requièrent pas de consentement.

Les catégories sont les suivantes :

• Nécessaires : ils permettent la navigation, la sécurité et la mémorisation de votre choix de langue et de votre choix en matière de témoins. Sans eux, le site ne fonctionne pas.
• Statistiques : ils nous indiquent, de façon agrégée, quelles pages sont consultées et comment les visiteurs circulent dans le site.
• Marketing : ils permettent de mesurer l’effet de nos campagnes et, le cas échéant, de vous présenter nos contenus sur d’autres plateformes.

Vous pouvez changer d’avis à tout moment en rouvrant le panneau de gestion des témoins depuis le bandeau, ou en supprimant les témoins dans les réglages de votre navigateur. Tous les navigateurs permettent également de les refuser d’avance, au prix de certains dysfonctionnements.

6. À qui nous confions vos renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les échangeons pas. Nous les confions à des fournisseurs qui nous rendent un service précis, chacun lié par un contrat qui leur interdit de les utiliser à leurs propres fins :

• WP Engine, hébergement du site.
• Cookiebot (Usercentrics), recueil et conservation de la preuve de votre consentement aux témoins.
• Google, pour la mesure d’audience, la gestion des balises et l’affichage de la carte sur notre page Contact.
• HubSpot, notre système de gestion de la relation client, où aboutissent les demandes reçues par le site et où nous suivons nos échanges avec vous.
• Microsoft 365, notre messagerie professionnelle, pour les courriels que nous échangeons avec vous et les documents qui y sont joints.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi nous y oblige, ou pour faire valoir nos droits devant un tribunal.

7. Renseignements communiqués à l’extérieur du Québec

Plusieurs des fournisseurs nommés ci-dessus sont établis à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, et vos renseignements peuvent y être traités ou entreposés.

La loi québécoise nous impose, avant une telle communication, de procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et de nous assurer que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate, compte tenu notamment des principes de protection reconnus, du cadre juridique du pays destinataire et des mesures contractuelles convenues. Nous effectuons cette évaluation pour chaque fournisseur auquel nous confions des renseignements personnels, et nous la mettons à jour lorsque le service change.

Vous pouvez nous demander quels fournisseurs traitent vos renseignements et dans quel pays, en écrivant à services@sekoia.ca.

8. Combien de temps nous les conservons

Nous ne gardons vos renseignements que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons.

• Demande de contact restée sans suite : trois ans après notre dernier échange.
• Relation d’affaires : pendant toute la durée du mandat, puis sept ans à compter de la fin de l’année financière concernée, afin de respecter nos obligations fiscales et comptables.
• Abonnement à une communication : jusqu’à votre désabonnement, puis le temps nécessaire pour ne pas vous réinscrire par erreur.
• Journaux techniques de l’hébergeur : selon les paramètres de conservation de l’hébergeur, à des fins de sécurité.
• Témoins : chacun a sa propre durée de vie, indiquée dans le panneau de gestion des témoins.

9. Comment nous les protégeons

Nous prenons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements que nous détenons :

• Le site est servi en HTTPS, ce qui chiffre les échanges entre votre navigateur et nos serveurs.
• L’accès à l’administration du site exige une authentification à deux facteurs.
• L’accès aux renseignements est limité aux personnes de notre équipe qui en ont besoin pour faire leur travail.
• Nos fournisseurs sont choisis notamment sur la foi des mesures de sécurité qu’ils appliquent.

Aucune mesure n’est infaillible. Si un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survenait, nous en aviserions les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information, comme la loi l’exige, et nous tenons un registre de ces incidents.

10. Vos droits

La loi québécoise vous reconnaît plusieurs droits sur les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

• Accès : vous pouvez nous demander de confirmer que nous détenons des renseignements sur vous et d’en obtenir communication (article 27).
• Rectification : vous pouvez faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, et faire supprimer un renseignement dont la collecte n’était pas autorisée (article 28).
• Portabilité : depuis le 22 septembre 2024, vous pouvez demander que les renseignements informatisés que vous nous avez fournis vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou transmis à un tiers que vous désignez (article 27).
• Cessation de diffusion et désindexation : vous pouvez exiger que nous cessions de diffuser un renseignement personnel vous concernant, ou que soit désindexé un hyperlien qui y donne accès, dans les cas prévus à l’article 28.1.
• Retrait du consentement : à tout moment, comme expliqué à la section 4.
• Information sur une décision automatisée : voir la section 11.

Comment exercer ces droits. Écrivez à services@sekoia.ca en indiquant « protection des renseignements personnels » en objet, ou écrivez-nous à l’adresse postale indiquée à la section 1. Décrivez ce que vous demandez. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité, afin de ne pas communiquer vos renseignements à quelqu’un d’autre.

Notre délai. Nous vous répondons par écrit au plus tard dans les 30 jours de la réception de votre demande, comme le prévoit l’article 32 de la loi. À défaut de réponse dans ce délai, la loi considère que nous avons refusé la demande, ce qui ouvre un recours. Si nous refusons, nous vous en donnerons les motifs et la disposition de la loi sur laquelle nous nous appuyons, et nous vous indiquerons les recours possibles. Nos réponses sont gratuites, sauf des frais raisonnables de transcription ou de transmission, dont nous vous informerions avant de les engager.

11. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui soit fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements. Nos outils peuvent classer ou prioriser des demandes, mais une personne intervient toujours avant qu’une décision vous concernant soit prise.

Si cela devait changer, nous vous en informerions au moment de la décision, et vous pourriez nous demander quels renseignements ont été utilisés, quels ont été les principaux facteurs et paramètres, et faire rectifier ces renseignements, comme le prévoit l’article 12.1 de la loi.

12. Les mineurs

Notre site et nos services s’adressent à des entreprises et à des professionnels. Ils ne visent pas les enfants et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements concernant un mineur de moins de 14 ans. Si vous pensez qu’un tel renseignement nous a été transmis, écrivez-nous et nous le supprimerons.

13. Liens vers d’autres sites

Notre site renvoie parfois à des sites que nous n’exploitons pas. Nous ne répondons ni de leur contenu ni de leurs pratiques en matière de renseignements personnels. Nous vous invitons à lire leur propre politique avant de leur confier quoi que ce soit.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, notamment lorsque nos outils ou la loi changent. La date de la dernière mise à jour figure en tête de page. Si une modification touche de façon importante la manière dont nous traitons vos renseignements, nous vous en informerons par un moyen raisonnable.

15. Nous joindre, et vos recours

Pour toute question ou toute demande concernant vos renseignements personnels :

Sekoia Services Gérés inc.
Responsable de la protection des renseignements personnels
630, rue Sherbrooke Ouest, bureau 610
Montréal (Québec) H3A 1E4
services@sekoia.ca

Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou si nous ne vous répondons pas dans les 30 jours, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, cai.gouv.qc.ca. Lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s’applique, par exemple pour une activité interprovinciale ou internationale, vous pouvez également vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, priv.gc.ca.